アジェンダの意味や作り方を紹介!レジュメや議案などとの違いも解説!

ビジネス用語

2019年3月3日

アジェンダと言う言葉をご存知でしょうか?アジェンダはビジネスシーンで多用される言葉で、知っておいて損はない言葉だと思います!今回の記事ではアジェンダの意味やアジェンダの作り方、アジェンダとその類語との違いなど紹介します!この記事を読むことでかなりアジェンダに対する理解が深まるかと思います。是非ご一読ください!

アジェンダ とは

「アジェンダ」とは「計画・予定・議題」という意味で、特にビジネス会議の前に配られる、主催者による計画表のことです。 会議を円滑に、効率よく、実り多いものにするためのアジェンダですが、最近は、あらゆる会議でこのアジェンダが事前配布されるようになり、その重要性もますます高まっています。 ここでは、アジェンダという言葉の正確な意味と、その作成法を確認します。

アジェンダの意味は「計画・予定・議題」

アジェンダは「計画、予定、議題」という意味です。特に、ビジネス会議での日程、場所、参加者、議題等の予定をまとめたもののことをそう呼びます。 アジェンダの目的は、会議のテーマと、その会議の目指すべきゴール地点を参加者が共有し、会議を滞りなく進行させ活発で効率的な意見交換を行い、そして最終的に有意義な結果に導くことです。 なお、「計画、予定、議題」から派生してアジェンダは「アジェンダ21」のように「行動計画」という意味で使用されることもあります。

アジェンダは英語のagendaに由来

アジェンダは英語の「agenda」に由来します。英語でも、もちろん「協議事項」「議事日程」「予定表」という意味で使われる単語です。 ・This is our agenda for today's meeting. (これは本日のミーティングのアジェンダです。) 上記のように使用されます。 語源はラテン語の「agenda」で、「実行に移されるべき(ことがら)」という意味の言葉に由来しています。議事日程、予定表といった意味につながることが理解できます。

アジェンダとレジュメ等の類語との違い

アジェンダには、「レジュメ」をはじめ、「議案」「テーマ」「議題」「論題」など、多くの類語があります。それぞれの類語との違いをきちんと把握することにより、それぞれの言葉の意味を明確に理解できます。

アジェンダとレジュメの違い

レジュメとは、その会議や講演会で語られた、あるいは決められた「内容」をまとめたものです。また、講演会では、講演内容をあらかじめ整理して聴衆に配布することも少なくありません。これも、事前に決まっている「内容」を人々に伝えるという意味で、同じくレジュメと言います。 一方、アジェンダとは、これから始まる会議や講演会で語られるテーマの予定や進行方針などをまとめたものです。これからの予定をまとめたものが「アジェンダ」、決まったことがらをまとめたものが「レジュメ」と理解しておきましょう。

アジェンダと議案の違い

議案とは、その会議や集会で審議すべき具体的提案の事を意味します。たとえば『第1号議案:本年度の予算について』といったものに使われます。この場合その会議で議論に対する最終結論、あるいは総会の承認などの提案を出す必要があるものです。 一方、アジェンダは全体的な「予定」を意味する言葉なので、「次の会議では、第1号議案について考えます」ということを伝えるためだけのものになります。 つまり、『第1号議案:本年度の予算について』という会議では、その内容の詳細、提案をまとめ、会議において〇か×かの結論を諮るものが議案。会議でその議案が話題になるということを事前に伝えるものがアジェンダとなります。

アジェンダとテーマの違い

テーマは、その会議で何が話し合われるのか、といった会議の大前提となるものです。これがなければ、会議そのものが成立しません。アジェンダは、そのテーマが話し合われるべきの会議の進行をまとめたものです。 テーマがあってこそ、登壇者やパネリスト、全体の構成が想定できます。その構成にしたがって会議の流れの予定をまとめたものがアジェンダとなります。 アジェンダはそのテーマを話し合う上での、大事な全体進行を支えるものとなります。

アジェンダと議題の違い

議題とは、会議で話し合われる具体的な項目のことです。さきほど解説した「議案」は、結論まで含めた提案になりますが、この「議題」は「経費削減の方法とは?」「外国人労働者の雇用について」など、結論までは含まない討議すべきタイトルのことを意味します。 一方、会議のアジェンダとは、その「議題」を羅列して、会議の進行予定を明らかにするものとなります。 「アジェンダ=議題」として、「今日の会議のアジェンダは、外国人労働者の雇用についてです」という具合に使われる例もあります。こういう使い方もあると理解しておきましょう。

アジェンダと論題の違い

論題とは、論ずる主題。議論や論文の題目のことです。たとえば「アメリカ政府は、軍隊をシリアから撤退させるべきである」といった議論すべき主張のことを意味します。 主にディベート大会でのテーマが、この論題という形で提示されることが多く、「〇〇は~である」という主張について、賛成か反対か、〇か×かを論戦することになります。 アジェンダは「本日は、この論題について意見交換することになります」といった、予定のことを意味することばになります。

アジェンダの例

会議のアジェンダとしては、明確な日時・場所設定とテーマの提示し、参加者全員が共通のゴールラインを意識することが大切です。これが、時間の厳守、実りある会議の実現につながります。 たとえば、以下のようなものになります。 第2回 新規プロジェクト担当者会議・アジェンダ 日時:2019年2月25日(月)10:00~12:00 場所:大会議室 参加者名:高橋部長、木下係長、田中、佐藤、鈴木、遠藤、山田 目的:新規プロジェクト策定のための当社を取り巻く状況確認。 1.業界全体の動向について(40分) ・売り上げの推移と傾向(マーケティング部 田中) ・他社の動き(マーケティング部 佐藤) ・他社の事業計画(マーケティング部 鈴木) 2.当社の状況について(50分) ・売り上げの推移と傾向(営業部 遠藤) ・部課間の関係について>(総務 山田) 3.次回会議テーマ策定(30分) ※次回予定 日時:2019年3月25日(月)10:00~12:00 場所:大会議室 もちろん、テーマによって、アジェンダの書き方も変わってきます。次のセクションで書き方のコツをご紹介します。

アジェンダの書き方やテンプレート

アジェンダの書き方には特に決まったものはないですがわかりやすさが重要です。 アジェンダは会議の予定をまとめ、参加者同士がテーマと進行を理解し、全員が会議に積極的に参加できるようにするためのものです。アジェンダに従って会議を運営することで、無駄なく効率的な話し合いが実現します。そのためには、必要にして十分な内容を簡潔にまとめることが重要なのです。 早速、書き方のポイントや便利な参考になるテンプレートを紹介していきます。

アジェンダに必要な要素

アジェンダには必須の項目があります。それは以下です。 1)会議名 2)会議時間 3)場所 4)参加者 5)会議の目的 6)議題(時間割) 7)配布資料 (6)の議題の時間割ですが、議題ごとにかけるべき時間をきちんと書いておきます。 (6)の項目が多すぎると、時間内にまとめ上げることが難しくなります。ここは欲張らずに、会議の成果を念頭に置いて実現可能性を優先します。3~5項目くらいが妥当です。 (7)の配布資料は、会議を円滑に進めるために事前に用紙しておくことが必須です。あらかじめ資料と議題を確認しておくことが、無駄のない会議につながります。

アジェンダのテンプレートやオススメのフォーマット

アジェンダをまとめるには、まず会議の目的とテーマを理解し、会議の運用構成を考えることが大切です。アジェンダ作成は、その構成に基づいて作成する書類ですから、テンプレートやフォーマットを使って、賢く効率よく作成するべきです。 なお、今回説明した「アジェンダの例」「アジェンダに必要な要素」で示したものも、基本フォーマットとしては充分なものとなっています。ぜひ、活用してみてください。 以下のサイトにテンプレートなど載っていますので是非参考にしてみてください! https://boxil.jp/mag/a2006/

まとめ

あらゆる会議を効率よくすすめるためのものがアジェンダです。アジェンダのしっかり準備された会議では、テーマと関係ない発言に場が荒らされることもなく、また全員が事前準備ができるために、効率よく議論が深められます。 そんなアジェンダを用意するには、なにより、アジェンダを作成する本人が会議のテーマと会議の流れや構成を自分なりにしっかりとつかんでいることが求められます。 アジェンダへの真剣な取り組みが、同時にあなたの会議への理解度を深め、あなたのスキルや仕事力UPにつながります。


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